Информационное обеспечение экономического анализа

В современных условиях эффективность осуществления хозяйственной деятельности во многом зависит от того, насколько оптимальными являются управленческие решения, от их обоснованности и своевременности.

Принятие оптимальных управленческих решений возможно только в том случае, если оно основано на точной, оперативной, достоверной информации.

Однако этого часто бывает недостаточно, так как информационный поток весьма значителен и постоянно увеличивается. Поэтому информационное пространство, как говорилось выше, нуждается в предварительной аналитической обработке.

Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для экономического анализа, а следовательно, и для принятия оптимальных управленческих решений.

Все хозяйственные операции, их результаты, формирующиеся под влиянием объективных и субъективных факторов, получают соответствующее отражение в системе экономической информации.

Совокупность данных, всесторонне характеризующих финансово-хозяйственную деятельность организации, влияние на нее внешних и внутренних факторов представляют собой систему экономической информации.

Создание системы экономической информации может рассматриваться как самостоятельный вид деятельности, где на входе — общий массив информации (информационное пространство), в процессе — результаты их промежуточной обработки, выявление факторов, оказывающих на хозяйственную деятельность, и на выходе — конечные результаты, поступающие в систему управления.

Важной составной частью аналитической работы является формирование рационального потока информации.

Рациональность информационного потока означает, что он должен быть:

• уместным (уместность означает, что данная информация значима и оказывает влияние на решение, принимаемое пользователем);
• необходимым и достаточным но объему; своевременно полученным и переданным;
• достоверным;
• сопоставимым.

Несоблюдение какого-либо из этих качеств равнозначно отсутствию информационного обеспечения экономического анализа.

Поэтому формирование рационального потока информации должно опираться на определенные принципы, среди которых можно выделить:

• выявление информационных потребностей управления организацией;
• объективность отражения процессов хозяйственно-финансовой деятельности на каждом этапе кругооборота капитала (хозяйственного кругооборота);
• объективность отражения процессов использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
• единство плановых данных и информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета);
• оперативность информации;
• повышение коэффициента использования информации;
• разработка программ использования и анализа первичной информации для целей планирования и управления.

Информация, которая используется для проведения экономического анализа, может быть подразделена на две основные группы: информация о внешней и о внутренней предпринимательской среде.

К источникам информации о внешней предпринимательской среде относятся:

• общеэкономические и социально-экономические показатели региона деятельности организации (данные об уровне экономического развития страны и региона, сведения о численности населения и его составе, покупательском спросе и т.д.);
• нормативные акты и документы в виде законов, указов, постановлений правительства и местных органов власти, приказов вышестоящих органов управления;
• материалы радио, печати, телевидения, Интернета и других средств информации;
• ежегодные выборочные обследования в различных отраслях хозяйства; материалы периодических и специальных изданий, конференций и т.д.

Источниками информации о внутренней предпринимательской среде являются:

• планово-нормативная информация;
• отчетная и учетная информация;
• внсучстная (прочая) информация;
• личные наблюдения.

К планово-нормативной информации относятся все виды планов и применяемые в организации нормативные данные: производственные, сбытовые и финансовые планы, сметы, проектносметные документы, технические паспорта, нормы расходования отдельных видов производственных ресурсов (сырья, материалов, топлива, энергии и др.), нормативы использования производственных и складских площадей и т.д.

Отчетная и учетная информация. В первую очередь в процессе анализа изучают данные отчетности, поскольку они содержат обобщенные показатели.

К отчетной информации, представляющей собой самый важный вид экономической информации, используемой при анализе деятельности организаций, относятся данные различных видов отчетности: бухгалтерской (финансовой), статистической и оперативной отчетности.

В отчетности хозяйственных организаций содержится важнейшая информация о результатах их хозяйственной деятельности на конкретную дату или за отчетный период. Наиболее подробная информация приводится в годовых финансовых и статистических отчетах.

Изо всей бухгалтерской информации наибольшее значение имеет бухгалтерская (финансовая) отчетность, содержащая обобщенные сведения об имущественно-финансовом состоянии организации, ее текущей деятельности и о финансовых результатах этой деятельности. Она составляется на основе данных бухгалтерского учета.

Бухгалтерская отчетность состоит из:

• бухгалтерского баланса;
• отчета о финансовых результатах;
• отчета об изменениях капитала;
• отчета о движении денежных средств;
• пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Формы этой отчетности периодически пересматриваются и утверждаются Минфином России.
Бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, другие формы отчетности могут служить солидной информационной основой экономического анализа деятельности организации.

На их основе можно судить о выполнении обязательств, прежде всего, перед акционерами, инвесторами, кредиторами, поставщиками и т.п., а также о возможных финансовых затруднениях, ведущих к кризисному финансовому состоянию.

Для проведения более глубокого и всестороннего анализа необходимо использовать данные синтетического и даже аналитического бухгалтерского учета. Данные бухгалтерского учета позволяют более точно выявить причины установленных отклонений от планов.

По данным первичных документов можно установить причины перерасходов, уплаты штрафов, виновных лиц, изучить законность и целесообразность совершаемых хозяйственных операций.

Данные статистического учета и отчетности представлены в специальных и унифицированных формах статистической отчетности. Статистическая отчетность собирается и обрабатывается для обеспечения информацией, необходимой для анализа состояния и развития различных отраслей экономики, для принятия управленческих решений.

Данные статистической отчетности используются для выявления тенденций экономического развития организации, а также на отраслевом уровне и на уровне национальной экономики.

Оперативный учет и отчетность в основном используются при оперативном (текущем) анализе. Данные оперативной отчетности позволяют своевременно и оперативно анализировать сложившуюся ситуацию и принять соответствующие меры к исправлению выявленных недостатков в работе организации и ее структурных подразделений.

Оперативный учет и отчетность, как правило, используются на отдельных участках деятельности организаций. Этот вид учета и отчетности дает возможность быстрее, по сравнению с бухгалтерской и статистической информацией, обеспечивать аналитиков необходимыми сведениями.

Рационально организованный оперативно-технический учет позволяет иметь и использовать ежедневную информацию о хозяйственных явлениях.

Это повышает уровень оперативности, а следовательно, и эффективности проводимого экономического анализа, позволяет своевременно принимать меры по улучшению деятельности организаций.

Оперативный учет и отчетность как источник информации для экономического анализа дает возможность ориентировочно определить высшую и низшую границы реализационных цеп, установить зону предпринимательского риска, запас финансовой прочности организации, тип финансовой устойчивости и др.

В связи с этим большое значение приобретает сейчас оперативная (ежедневная или еженедельная) информация.

В современных условиях возрастает объем информации, получаемой из внеучетных источников.

К внутренним внеучетным источникам информации относятся:

• материалы ревизий, аудиторских и налоговых проверок;
• протоколы заседаний балансовых комиссий, экономических советов, производственных совещаний;
• хозяйственно-правовые материалы (договоры, спецификации, наряды, заявки и заказы на поставку товаров, решения арбитража и др.);
• материалы официальной переписи с финансовыми, кредитными, страховыми учреждениями;
• материалы специальных обследований на отдельных рабочих местах.

Вся информация, используемая в анализе, делится на внутреннюю и внешнюю, основную и вспомогательную, регулярную и эпизодическую, первичную и вторичную в зависимости от признаков, положенных в основу деления.

Личные наблюдения включают материалы хронометража, фотографирования рабочего дня.

Если названные выше группы источников предоставляют материалы для проведения экономического анализ «бесконтактным» путем, то в ходе личных наблюдений аналитик может составить более правильное, конкретное, хотя часто и субъективное, мнение о процессах, происходящих в организации.

Рассмотренные источники информации экономического анализа не исключают, а дополняют друг друга, позволяют полнее и глубже изучить и проконтролировать работу организаций.

Комплексное использование информации, получаемой из различных источников, дает возможность всесторонне и глубоко изучить хозяйственную деятельность организации, выявить и использовать имеющиеся резервы. Объем информации определяется задачами анализа и периодом, за который он проводится.