Обращение со служебными документами

При обращении со служебными документами:

• Запрещается разглашать содержание служебных документов.
• Работа с документами в неслужебное время – с разрешения командира.
• Вынос и хранение документов вне служебных помещений (территории воинской части) – запрещены.
• Передача документов другим исполнителям – с разрешения старшего начальника, передача документов между отделами – через делопроизводство.
• Вывоз документов за границу – установленным порядком.
• Регистрация в гостиницах – военнослужащие указывают только фамилию, имя, отчество, год и место рождения, дают номер и серию военного билета (удостоверения).
• При переписке с гражданскими учреждениями военнослужащие указывают почтовые адреса по месту прописки (без принадлежности к силовому министерству), а военнослужащие срочной службы – только почтовые адреса.

Разработка проекта приказа, распоряжения должна начинаться с изучения относящихся к теме законодательства Российской Федерации; договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Федерации; действующих по рассматриваемому вопросу приказов, распоряжений; научной литературы; данных социологических и иных исследований, а также справочного материала.

Структура распорядительного документа должна быть простой и удобной для работы. При большом объеме текста в проекте распорядительного документа излагаются лишь главные вопросы, а остальные излагаются в приложениях к распорядительному документу. Термины, применяемые в распорядительных документах, должны соответствовать терминологии, принятой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и в системе МЧС России, и должны употребляться в одном и том же значении в тексте проекта распорядительного документа и приложениях к нему.

При употреблении специальных или новых терминов, их значение должно быть разъяснено в примечаниях. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже white, 80 г/м2 формата A4 (210 × 297 мм), шрифтом Times New Roman размером 14 в текстовом редакторе Word for Windows версии от 6.0 и выше.

Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка двумя, тремя межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа – 2,5 см, с правой стороны – 1,0 см, сверху и снизу – не менее 2,0 см. Печатание проектов распорядительных документов и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.

Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Она может начинаться словами “В целях …”, “Во исполнение …”, “В соответствии …” и т.д. Если распорядительный документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в приказах завершается словом “приказываю”, которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях – словом “п р е д л а г а ю”). К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки и другие документы. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего проект распорядительного документа.

При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. На первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: “Приложение №”, а ниже следует наименование распорядительного документа, его дата и номер. Издание вместе с распорядительными документами материалов, не оговоренных в тексте, не допускается. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования.

Лист согласования должен содержать заголовок проекта приказа или распоряжения, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности, подпись руководителя структурного подразделения, дату согласования. В примечании могут быть представлены в краткой форме замечания или предложения к проекту документа. Если предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования. Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения.

Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых коснулись эти изменения, и с юридической службой. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.